Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit

„Muss ich da drangehen?“

Fünf IT-Unternehmen erproben neue Spielregeln für den Umgang mit Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit

Foto: Sandra Meyndt
Etwa jeder Vierte liest regelmäßig außerhalb der Arbeitszeit dienstliche E-Mails. Foto: Sandra Meyndt

Abends und am Wochenende E-Mails checken und im Urlaub dienstliche Telefonate führen: Eine Vielzahl an Studien hat nachgewiesen, dass dies Risiken für das Wohlbefinden von Beschäftigten birgt. Doch welche Eigenschaften von Erreichbarkeit führen eigentlich zu diesen Folgen? Ein Forschungsteam der Universität Freiburg und des Instituts für Sozialwissenschaftliche Forschung München haben im Projekt „MASTER – Management ständiger Erreichbarkeit“, gefördert vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) und fachlich begleitet von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), Antworten auf diese Frage gefunden: Erreichbarkeit kann dann ein Problem für die psychische Gesundheit von Beschäftigten werden, wenn die Arbeitsmenge so hoch ist, dass sie in der eigentlichen Arbeitszeit nicht zu schaffen ist oder wenn Beschäftigte auch außerhalb der Arbeitszeit Verantwortung für Zwischenfälle im Unternehmen beziehungsweise beim Kunden übernehmen. Die Ergebnisse sowie praktische Handlungshilfen werden am 20. Juni 2017 bei der Tagung „Irgendwie, irgendwo, irgendwann – Ständige Erreichbarkeit im Kontext von Arbeit und Gesundheit gestalten“ in München vorgestellt. Informationen und Anmeldung: http://erreichbarkeit.eu/tagung

Das Forschungsteam hat in Workshops mit Beschäftigten aus fünf IT-Unternehmen Spielregeln zum Umgang mit modernen Informations- und Kommunikationstechnologien entwickelt. Bei den Unternehmen erwiesen sich jeweils unterschiedliche Gestaltungsansätze als zielführend, bei einer Sache waren sich allerdings alle einig: „Abends, am Wochenende oder im Urlaub muss man keine Anrufe entgegennehmen oder E-Mails lesen, es sei denn, Rufbereitschaft ist explizit vereinbart“, sagt die Wirtschaftspsychologin Dr. Nina Pauls von der Universität Freiburg. Somit konnten in den Workshops Empfehlungen für die Beschäftigten im Umgang mit E-Mails in Randzeiten getroffen werden. „Wir haben diskutiert, wie sich das E-Mail-Aufkommen reduzieren lässt und beschlossen, dass vor dem Versenden einer E-Mail berücksichtigt werden sollte, an wen die Nachricht gehen soll und an wen nicht. So kann unnötiger Arbeitsaufwand vermieden werden“, so Pauls. „Es wurde außerdem vereinbart, sensibler mit dem Sendezeitpunkt sowie der Auswahl des Mediums umzugehen und sich vor einer Kontaktaufnahme zu überlegen, ob eine E-Mail, ein Anruf oder eine Textnachricht der schnellste Weg zur Lösung eines Problems ist.“ Die Spielregeln beantworten Fragen, die sich viele Beschäftigte in Unternehmen stellen. „Gerade neuen Mitarbeitern ist häufig nicht klar, ob sie in ihrer Freizeit auf Anfragen von Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden reagieren müssen“, sagt Corinna Heist, Betriebsrätin der kühn & weyh software GmbH, einem der Projektpartner von MASTER. „Diese Unklarheit führt dazu, dass Kollegen dann eben doch am Wochenende E-Mails beantworten, obwohl der Absender das gar nicht erwartet.“

Eine Mitarbeiterbefragung Anfang 2017 zeigte, dass die Spielregeln in den beteiligten Unternehmen etwas bewegt haben. „Gerade die Beschäftigten, die sich an den Projektaktivitäten beteiligten, haben von den Vereinbarungen profitiert. Sie gehen bewusster mit Erreichbarkeit um, sind emotional weniger belastet und nutzen vermehrt die Potenziale der Erreichbarkeit für die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf“, sagt der Wirtschaftspsychologe Dr. Christian Schlett von der Universität Freiburg. „Es wird aber auch deutlich, dass ein Umdenken Zeit benötigt und für eine unternehmensweite Durchdringung alle Beschäftigten und Führungskräfte zu beteiligen sind.“

www.erreichbarkeit.eu

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Arbeitszeiten

Die Psychologin Nina Pauls entwickelt Ansätze zur Gestaltung dienstlicher Erreichbarkeit

Foto: Sandra Meyndt
Etwa jeder Vierte liest regelmäßig außerhalb der Arbeitszeit dienstliche E-Mails. Foto: Sandra Meyndt

Etwa jeder Vierte liest regelmäßig außerhalb der Arbeitszeit dienstliche E-Mails, fast jeder Fünfte muss dienstliche Angelegenheiten im Privatleben erledigen: „Neue Medien wie Smartphones oder Tablets ermöglichen, dass wir auch für unsere Arbeit immer und überall erreichbar sind“, erklärt Dr. Nina Pauls. „Um negativen Auswirkungen von arbeitsbezogener Erreichbarkeit vorzubeugen und Potenziale nutzen zu können, müssen Lösungsansätze entwickelt werden, die Interessen von Beschäftigten und Unternehmen gleichermaßen berücksichtigen.“

Ein Team um die Freiburger Psychologinnen Pauls und Dr. Barbara Pangert führt Gespräche mit Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, um ein genaues Bild von Erreichbarkeit aus Sicht aller Führungs- und Beschäftigtenebenen im Unternehmen zu erhalten. Ausgehend von diesem fallbezogenen Wissen über jedes der beteiligten Unternehmen entwickeln sie vor Ort gemeinsam mit den Teams Leitlinien für die Erreichbarkeit.

Pauls ist wissenschaftliche Mitarbeiterin in der Arbeitsgruppe Wirtschaftspsychologie am Institut für Psychologie der Universität Freiburg. Ihre Forschungsschwerpunkte sind die psychische Gesundheit bei der Arbeit und die Anforderungen moderner Arbeitswelten.

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Forscher entwickeln Ansätze zur Gestaltung arbeitsbezogener Erreichbarkeit mit Beschäftigten und Unternehmen

„Wir führen Gespräche mit Expertinnen und Experten sowie Beschäftigteninterviews, um ein genaues Bild von Erreichbarkeit aus Sicht aller Führungs- und Beschäftigtenebenen im Unternehmen zu erhalten“, erklärt Pauls. „Ausgehend von diesem fallbezogenen Wissen über jedes der beteiligten Unternehmen entwickeln wir vor Ort gemeinsam mit den Teams Leitlinien für die Erreichbarkeit.“ Dass das notwendig ist, zeigen frühere Ergebnisse der Arbeitsgruppe: Eine Studie im Auftrag der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin sowie eine repräsentative Befragung in Zusammenarbeit mit der Initiative Gesundheit und Arbeit haben gezeigt, dass ständige Erreichbarkeit immer mehr Konflikte zwischen Arbeit und Privatleben auslöst und negative Auswirkungen auf die psychische Gesundheit hat. Eines der Kooperationsunternehmen ist der Software-Hersteller kühn & weyh aus Freiburg. „Wir stehen in engem Kundenkontakt. Bei Ausfällen und Störungen müssen wir auch kurzfristig erreichbar sein und die Kunden unterstützen“, berichtet Matthias Abel, Geschäftsführer von kühn & weyh. „Wir möchten im Projekt mehr über die Auswirkungen von Erreichbarkeit erfahren und dazulernen, was wir besser machen können.“

Nun hat das Team die erste Projektphase abgeschlossen und wertet die Interviews aus. Bereits jetzt zeige sich, dass Erreichbarkeit ein vielfältiges Phänomen ist, das je nach Tätigkeit, Ausmaß und Konsequenzen unterschiedlich wahrgenommen wird und hohe Anforderungen an die Beschäftigten stellt. Diese Erkenntnisse will die Gruppe im nächsten Schritt mit Befragungen absichern. Alle Beschäftigten erhalten die Möglichkeit, sich zu beteiligen. „Es gibt bereits Ansätze in Unternehmen, die Erreichbarkeit zu reduzieren. Server werden abgeschaltet oder E-Mails automatisch gelöscht“, erklärt Pangert. „Dies verhindert aber auch die Nutzung von Potenzialen, die die Erreichbarkeit für die Work-Life-Balance bieten kann.“ 2016 wollen die Forscherinnen und Forscher Leitlinien zum Management ständiger Erreichbarkeit mit betroffenen Teams erarbeiten und erproben.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) fördert das Vorhaben im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) für drei Jahre. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin begleitet das Projekt fachlich. Ein Netzwerk von Transferpartnern aus Verbänden, Gewerkschaften und Krankenkassen unterstützt die Verbreitung der Projektergebnisse in der betrieblichen Praxis.